CTE Youth Dev. — File 202316

Center for Teen Empowerment Youth Development Contract   This contract is a renewal of a $100,000 contract that funds Teen Empowerment’s core youth  organizing program in Somerville. The program employs 30 Somerville teens each year to plan  and implement initiatives that involve over 800 Somerville youth and adults in community  improvement efforts including, but no limited to, the annual Somerville Youth Peace  Conference, youth‐police dialogue sessions, monthly teen open mic nights, meetings with public  officials, safe social events for youth, intergenerational programming with Council on Aging  participants, etc.     Total cost of the program is $239,000. In addition to this contract, it is funded by Somerville  CDBG ($60,000), Shannon Community Safety Initiative (EOPSS through MAPC‐‐$15,000), private  donations and foundation grants. It is inconceivable that CTE would spend less than the  $175,000 already raised explicitly for this program from CDBG, Shannon and this contract. No  funding whatsoever from CTE’s other contract with the City is expended on this program.        The contract is slated to have started July 1 but it was just received by CTE last Thursday. CTE  has been operating the program without a contract for almost 4 months.      The contract, for the first time, contains a clause that is not standard in all Somerville contracts  and was requested by Doug Kress to be specifically added for the first time this year to this  contract. The clause reads:  The Vendor shall periodically submit invoices to the City, for which compensation is due under this Contract and requesting payment for goods received or services rendered by the Vendor during the period covered by the invoice. The invoice must agree to the rates/payment schedule as indicated in this contract and must include the applicable Purchase Order number. The invoice shall include the following information: vendor name, vendor remit address, invoice date, invoice number, itemized listing of goods, services, labor, and expenses and indicating the total amount due.  Previous contracts were billed and paid quarterly based solely on CTE’s delivering on the  contracted deliverables ($25,000 per quarter if quarterly report sufficiently documented  progress toward stated outcomes and outputs). This is also how the CDBG contract for this  program works.     Because we have already allocated salaries to the other grant contracts, CTE will have to charge  many other small expenses (snacks, office supplies, program supplies, sound, costumes and  props, youth stipends, training, travel, administration, evaluation, etc.) to this contract. This will  create a large burden of tracking and verifying hard copies of all receipts for all expenses both  for CTE and City employees. It will also take away the predictability of payment amounts for  both entities. The unpredictability of costs of youth employees who work hourly further  compounds the problem.