PEL West BP 6-24 — File 203417

  PUBLIC EVENT PERMIT APPLICATION City of Somerville, Commonwealth of Massachusetts Application #: PEL17­000074 File #: 17­007119   Organization name: Lauren Fisher, resident   Event name: West Street & Hawthorne Street Block Party Description: West Street & Hawthorne Street Block Party   Location: 9 WEST ST West Street ­­ block party Date(s): Saturday, June 24, 2017   Rain date(s): Sunday, June 25, 2017 Setup starts at (time): 11 AM   Event starts at (time): 12 PM  Cleanup after the event ends at (time): 9 PM   Event ends at (time): 8 PM Attendees:     Max attendance at one time: 50   Total people attending: 100     Maximum attendees accommodated:    Total Somerville residents attending: 50   Attendee fees or suggested donations: 0   What is your budget for this event:    Social or cultural benefits:  Neighborhood block party   Financial benefits:  Event Information  Yes/No If yes, Describe Food served? Yes Potluck Alcohol served? No Grill/open­flame device used? Yes Possible that we'll have a grill, if a neighbor brings one out. We'll have a fire extinguisher on premises. Streets blocked? Yes West Street only (one block street) Sidewalks blocked? No Arrangements:     Auxiliary Police? No Police Detail: No Parking (for Attendees)? No Restrooms? No Liability Insurance? No Will any public parks be used? No Has the event occurred in the last two years? Yes 2016 & 2015 Alcohol License? No Approval Conditions: Reviewer: John J. Long, City Clerk, Complete Reviewer: CS Mayor, Mayor's Office, Approved Reviewer: Scott Whalen, Police, Approved Reviewer: CS Traffic and Parking, Traffic and Parking, Approved Reviewer: Christine Morin, Public Works, Approved Reviewer: CS Fire, Fire Prevention, Approved Reviewer: John J. Long, City Clerk, Approved

You must read and accept the following Conditions: 1. The event must not obstruct or inhibit the flow of vehicles or pedestrians except for any street/sidewalk closures or detours described in this application or conditions. 2. All street closures or detours must be created with devices specified by the Traffic and Parking Department. Vehicles must not be used to block streets. Anything placed on any streets must be movable by city employees whenever necessary. 3. If any streets are closed, you must contact the MBTA so they can review and adjust their bus routes as needed. (The city’s Traffic and Parking Department will provide you with MBTA contact information.) 4. If any streets are closed, you must provide written notice to each resident and business that abuts the area to notify them of the date and time of the event, and provide them with contact information for the event organizer(s) in case they have questions. 5. You must not make permanent markings on the street or sidewalk using paint or other indelible materials unless authorized by the Traffic and Parking Department. The use of chalk is acceptable for street or sidewalk markings. You will be held liable for the cost of removing unauthorized markings. 6. If your event is a neighborhood block party, you must keep a fire extinguisher available near any grille in use, and you must not consume or carry alcohol on any public street or sidewalk. 7. Any fees charged by the city are your responsibility and must be paid in full prior to the event. 8. If you find more attendees signing up for or attending your event than you indicated on the application, you must contact the Police Department immediately to notify them. 9. This permit is valid only for the listed location and time, and is subject to all of the terms, conditions, and limitations set forth in the Somerville Code of Ordinances, any applicable State and Federal laws, any city officials, and the Board of Aldermen. 10. You hereby agree to release, discharge, indemnify and hold harmless, the City of Somerville, a municipal corporation of the Commonwealth of Massachusetts, and its officers, employees, agents and servants from all actions, causes of action, claims, demands, damages, costs, loss of services, expenses and compensation associated with this event or your conduct arising from the event.