Alderman-School Committee PowerPoint Presentation_FINAL — File 207466

CITY OF  SOMERVILLE Departmental Relocation  Strategy and Implementation  Plan Board of Aldermen and School Committee  Presentation January 30, 2019

AGENDA Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan 1. Introduction – Mark Niedergang and Laura Pitone 2. Project Overview 3. Methodology 4. Recommended Relocation Strategy 5. Implementation 6. Financial Considerations 7. Next Steps 8. Conclusion 2

GOALS & OBJECTIVES Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan Improve the constituent experience & service provision by relocating departments: • Co‐locate related departments • Optimize program space for departments & create more efficient work spaces • Better utilize existing building stock • Vacate inefficient buildings • Reduce risk associated with operating out of aging buildings that have received  little investment over time • Improve working conditions to continue to attract and retain high‐quality staff 3

WHY THIS TIME IS DIFFERENT Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • Plan leverages opportunity created by 1895 Building • Plan is part of the City’s efforts to build a realistic strategy for addressing our  aging building assets – Assessed needs of every city and school building – Initiated preventive maintenance program 4

PROJECT OVERVIEW Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • Project manager: Capital Projects & Planning • Project consultant – Kleinfelder Northeast, Inc, Boston, MA • Project undertaken in 2 phases: o Phase 1 – Data Collection and Department Interviews o Phase 2 – Develop Departmental Relocation Strategy and  Implementation Plan • Established a Master Plan Working Group that met with Kleinfelder 14 times  since August 2017 through January 2019 5

MASTER PLAN WORKING GROUP Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • Robert Cassano – Project Manager, Capital Projects and Planning • Jeff Curley – Chief of Staff, Somerville Public Schools  • Robert King – former Director, Capital Projects and Planning • Alex Lessin – former Principal Analyst, SomerStat • Michael Mastrobuoni – Budget Manager, SomerStat • Emily Monea – Director, SomerStat • Mark Niedergang – Ward 5 Alderman • Laura Pitone – Ward 5 School Committee Member • George Proakis – Executive Director, OSPCD • Chris Rais – former Preventive Maintenance Manager, Capital Projects and Planning • Mary Skipper – Superintendent, Somerville Public Schools • Goran Smiljic – former Director, Inspectional Services Department 6

ROLE OF CITY COUNCIL & SCHOOL COMMITTEE Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • Implementation of the Relocation Strategy & Implementation Plan is dependent  on: – City Council approval of funding requests – School Committee approval of reuse of school buildings – Discussions with City Council, School Committee & community about disposition of  property 7

MUNICIPAL & SCHOOL BUILDINGS Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan Public Safety School Library City/School Departments Leased Space Vacant At the start of this project,  the City owned 26  functional buildings &  leased space in 1 building.  At the conclusion of the  project, the City had  acquired an additional  property (45 College Ave.)  and was leasing space in an  additional building (for the  Retirement Board). 8

MUNICIPAL & SCHOOL BUILDINGS CONSIDERED IN THIS STUDY Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan Library City/School Departments Leased Space Vacant Tufts Administration Building (TAB) Traffic & Parking 45 College Ave. City Hall Annex City Hall Cummings Recreation Building 42 Cross St. Edgerly 165 Broadway Central Library Franey Rd. Complex After excluding buildings  used exclusively for public  safety, schools, and the  library branches, we  considered a universe of 13  City‐owned buildings – 3 of  which are or will soon be  vacant – and leased space  in the TAB. 1895 Building Capuano Early  Childhood Center 9

DEPARTMENTS & PROGRAMS INTERVIEWED Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan CITY HALL • City Clerk • Communications • Constituent  Services • Elections • Finance • IT • Law • Mayor’s Office • OSPCD • Personnel • Payroll • SomerStat CENTRAL LIBRARY • Library  Administration CITY HALL ANNEX • Arts Council • HHS • OSE • Housing & OHS  (OSPCD) • Retirement Board  (moved to leased  space mid‐project) • Grants (Finance) CUMMINGS • SFLC & PIC • ELP • SomerPromise (HHS) Franey Rd. Complex • Capital Projects &  Planning • Engineering • ISD • DPW • Water & Sewer EDGERLY • School  Administration (incl.  ELL & SPED)  • Archives (City Clerk) Capuano • Early Childhood  Services RECREATION BUILDING • Parks and  Recreation TAB • Council on Aging  (HHS) • SCALE • Community Schools 165 BROADWAY • HHS TRAFFIC & PARKING • Traffic & Parking 10

INTERVIEW TOPICS Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • Mission and long‐range visions • Services currently provided • Services the department would like to provide • Current administrative and operational issues impacting delivery of services • Intra‐ and inter‐departmental relationships • Locations and sizes of current offices • Trends affecting future administration, operation, delivery of services, space  and storage requirements, and IT needs • Staffing requirements needed to support current and future department  objectives 11

KEY INTERVIEW FINDINGS Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • Most departments’ program spaces do not function well: 60% received a  functionality rating from Kleinfelder below 3 (on a 5‐point scale). No  departments received a 5. 4  (11%) 17 (49%) 12 (34%) 2 (6%) 0 (0%) 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 1 2/2.5 3/3.5 4 5 Number of Departments Kleinfelder Functionality Rating City and School Departments by Kleinfelder  Functionality Rating 12

KEY INTERVIEW FINDINGS, CONTINUED Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • Contributors to poor functionality ratings: – Most departments appear to be in spaces 10% – 20% too small for their program  and functional needs – Many offices do not meet current office design standards and have inefficient  layouts – Space for on‐site record storage is lacking – Conference room space for large meetings is lacking – Small meeting space for private discussions with constituents and staff is lacking – Some departments would benefit from better adjacencies to companion  departments 13

IDENTIFYING KEY BUILDINGS Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • Based on the interview findings, the Working Group narrowed the list of key  buildings considered: – The Traffic & Parking building was eliminated from consideration because it only  houses one department, and that department functions well (functionality rating  of 4 out of 5), especially with recent accessibility improvements. – The Central Library and Capuano were eliminated from consideration because  each only houses one department – Library Administration and Early Childhood  Services, respectively – neither of which should be relocated. • The primary goal for the Franey Rd. complex for this project was to relocate  departments out of the facility, since it is extremely overcrowded. – Relocating DPW and Water & Sewer was not considered; due to their unique  operations, those departments should be considered in a separate study of the  Franey Rd. complex. 14

KEY BUILDINGS IDENTIFIED Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan City/School Departments Leased Space Vacant The Working Group  identified 10 key City‐ owned buildings and   leased space in the TAB  for departmental  relocations. *Goal for Franey Rd.  Complex for this project  was limited to relocating  departments out of the  facility. Tufts Administration Building (TAB) 45 College Ave. City Hall Annex City Hall Cummings Recreation Building 42 Cross St. Edgerly 165 Broadway 1895 Building Franey Rd. Complex* 15

FLOORPLAN & CONCEPTUAL DRAWING ANALYSIS Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan ILLUSTRATIVE EXAMPLE

RECOMMENDED RELOCATION STRATEGY Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan CITY HALL • Communications • Elections • Payroll  • Finance • City Clerk • SomerStat • Mayor’s Office • Law Office 1895 BUILDING • IT* • HHS* • Personnel* • OSPCD* • OSE* • SCALE* FRANEY RD  COMPLEX • Capital Projects • Engineering • DPW • Water & Sewer EDGERLY • School  Administration  (incl. ELL, SPED  & ELP*) • Community  Schools* • Parks &  Recreation* • SFLC & PIC* • Arts Council* LEASED SPACE • ISD* NEW PUBLIC  SAFETY BUILDING • Constituent  Services* 45 COLLEGE AVE. • Council on  Aging* 42 Cross St. • Archives (City  Clerk)* * = department moved to a new location 17

RECOMMENDED RELOCATION STRATEGY Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan Public Safety City/School Departments Leased Space Vacant Community uses 45 College Ave. City Hall 42 Cross St. Edgerly 165 Broadway 1895 Building Potential location for  leased space for ISD Constituent Services at  New Public Safety Building Franey Rd. Complex TAB Cummings Recreation Building City Hall Annex 18

BENEFITS OF RECOMMENDED RELOCATION STRATEGY Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • More City‐related departments located in City Hall and 1895 Building in close  proximity, providing better communication and synergy between departments and  a better experience for constituents • More School‐related departments located in the Edgerly, providing better  communication and synergy between departments and a better experience for  constituents • SCALE in 1895 Building, providing better connections to new high school and its  facilities and better access to future GLX station. • Parks & Recreation in Edgerly, improving access to recreation facilities and  coordination with School Department • SCALE, Community Schools, and Council on Aging relocated out of TAB Building,  reducing lease costs 19

BENEFITS OF RECOMMENDED RELOCATION STRATEGY, CONTINUED Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • All departments relocated out of City Hall Annex, Recreation Building and  Cummings; City can explore other opportunities for these properties and avoids  need to invest in them • Optimizes program space for departments • Shared conference rooms provided on most floors to address need for meeting  space • Some classroom or office swing space available at Edgerly 20

DRAWBACKS OF RECOMMENDED RELOCATION STRATEGY Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • ISD, OSPCD, and Capital Projects and Planning/Engineering in three different  locations, reducing interaction and synergies between the departments. • Constituent Services located at a new public safety building, requiring that building  to be constructed before City Hall is reopened after renovation. • Provides limited swing space for unexpected future construction projects. • Lack of adequate parking near the Central Hill Campus and the Edgerly,  necessitating a comprehensive parking study for these locations. 21

IMPLEMENTATION Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan Implementation of the recommended relocation strategy involves the following  general steps: • Retain an Owner’s Project Manager • Design: o Detailed inspections and survey of existing conditions o Parking and traffic studies o Subsurface investigations o Hazardous materials investigations o Preliminary layouts o Bid documents • Permitting • Construction • Permanent and temporary departmental relocations 22

POTENTIAL TIMELINE FOR IMPLEMENTATION Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan 1895 City Hall departments  move in (temporary)  1895 depts  move in City Hall departments  move out (temporary) Parks & Rec moves in 42 Cross St. Archives moves in Recreation Building Parks & Rec moves out ‐‐>  Recreation Building is vacant Franey Rd. Complex ISD moves into leased space; Capital Projects & Engineering  relocate to former ISD space Annex Staff move out ‐‐>  Annex is vacant Cummings Staff move out ‐‐>  Cummings is vacant 165 Broadway Staff move out TAB SCALE &  Community Schools  move out 45 College Ave. New Public Safety Building Constituent Services  moves in 2021 2022 2023 2024 Community process Design & construction after completion of community process;  Council on Aging moves in after construction is complete Archives moves out Design Design Construction Construction City Hall depts  move in Calendar Year Construction Design City Hall Edgerly depts  move in Edgerly 2025 Design Construction 2019 2020 23

FINANCIAL CONSIDERATIONS Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan Estimated construction & lease expenses for the status quo and implementation of  recommended relocation strategy in 2018 dollars (rounded; see slide 31 for notes): No Relocations Recommended  Relocation Strategy City Hall investment $7,500,000 $11,400,000 1895 investment TBD $28,500,000 Edgerly investment $14,000,000 $21,000,000 Cummings investment $11,400,000 $0 Recreation Building investment $4,100,000 $0 Annex investment $1,400,000 $0 Space at new public safety building for Constituent Services $0 $800,000 ISD lease $0 $5,400,000 (30 years) TAB lease for SCALE & Community Schools $5,600,000 (30 years) $1,300,000 (7 years) Lease for Council on Aging $2,400,000 (30 years) $2,400,000 (30 years) Total Estimated Expenses $46,300,000 $70,800,000 24

FINANCIAL CONSIDERATIONS Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan Estimated proceeds from property disposition IF SOLD (rounded; slide 31 for notes): No Relocations Recommended  Relocation Strategy Recreation Building $0 $2,300,000 Annex $0 $2,400,000 Cummings $0 $6,000,000 Total Potential Estimated Proceeds  from Property Disposition $0 $10,800,000 Estimated Expenses Net of Potential  Estimated Proceeds from Property  Disposition $46,300,000 $60,000,000 25

NEXT STEPS: ADDITIONAL STUDY NEEDED Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan While this plan is extensive, it is not exhaustive. Follow‐up work is needed in a few  important areas, including but not limited to:  1. Parking capacity 2. 45 College Ave. 3. Franey Rd. Complex 26

NEXT STEPS: CITY COUNCIL & SCHOOL COMMITTEE REQUESTS Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan In the next month, the Administration will submit funding requests to the City Council for: 1. Owner’s Project Manager (OPM) services for the 1895 Building, City Hall, and the  Edgerly 2. A new project manager position for the Capital Projects & Planning Department Future upcoming funding requests for City Council include: 1. Potential modifications to 42 Cross St. for the Archives relocation 2. Leased space for ISD 3. Design services for 1895, City Hall, and Edgerly 4. Construction for 1895, City Hall, and Edgerly Future upcoming School Committee requests: 1. Allow for reuse of 1895 Building and Edgerly as City & School office space 27

THE STATUS QUO IS NOT TENABLE Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan We’ve known for a long  time that the status quo  isn’t tenable: • Negatively impacts the  constituent  experience and  operational efficiency • Creates poor working  environment for staff • Puts the City at risk • Inefficiently utilizes  parcels that could help  achieve other city  goals 1895 Building presents  unique opportunity to  finally address these  issues. Tufts Administration Building (TAB) 45 College Ave. City Hall Annex City Hall Cummings Recreation Building 42 Cross St. Edgerly 165 Broadway 1895 Building Franey Rd. Complex 28

WHAT THIS PLAN ACHIEVES Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan • Improves the constituent experience and departmental collaboration • Expands the educational experience on Central Hill Campus • Improves access to recreation facilities for Parks & Recreation • Reduces annual City lease payments • Optimizes program space for departments • Improves working environment for staff • Eliminates the need to expend capital funds to renovate and modernize  inefficient buildings • Creates new opportunities for inefficiently used parcels 29

QUESTIONS & DISCUSSION Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan www.somervillema.gov/RelocationStrategy 30

NOTES FOR TABLES ON SLIDES 24 & 25 Departmental Relocation Strategy and Implementation Plan 1. All estimates in 2018 dollars. 2. Investment for No Relocation option reflects estimated capital needs drawn from the City’s 2018 Facilities Plan /  building needs assessment. 3. Investment for Recommended Relocation Strategy option represent full renovation estimates provided by  Kleinfelder. These represent order‐of‐magnitude costs. More accurate estimates can only be obtained by  working with an OPM and design team. 4. Investments represent construction costs only and do not include soft costs (OPM, design, and construction  oversight). 5. Though the No Relocation option does not include an estimate for investing in the 1895 Building, the City would  have to make a decision about how to handle the property, which, absent an investment, would sit vacant and  boarded up. 6. Cost estimate for Space for Constituent Services at New Public Safety Building based on per‐square‐foot cost  estimates provided by Weston & Sampson as part of the public safety building feasibility study process. 7. ISD lease cost estimate based on average per‐square‐foot lease costs for appropriate properties on the market  in 2018. 8. Costs associated with 45 College Ave. are not included in this analysis because, at the time of this project, there  was too much uncertainty about the future uses of the property. The City has committed to undertaking a  community engagement process to develop a more defined plan, however. This table therefore assumes that  the City continues to lease space for the Council on Aging (at the TAB or elsewhere). 9. Sale estimates provided by City Assessor. 31