FY21 Amended General Fund Budget_07.13.20 — File 210407

To:   H Re:   FY Date:   Ju   This mem budget su 1. Po 2. O 3. A 4. R    Category  During th budget by revised bu    Personal S  R p  R p  R ($    Ordinary  Appendix     As origina Police Dep reinvested that have allocation          C C (617) 625-66 onorable Me Y21 Amended uly 14, 2020  mo describes t ubmitted to th olice Departm Other departm djustments a einvestment  1: Police Dep e budget pro y $650,000 an udget for the  Services cuts  eduction to S ositions from eductions to  osition reduc eductions to  $56,702) lines Maintenance A for detail.  ally described partment cut d in select cri  been exacer ns of these rei CITY OF S J CITY HALL ● 9 00, EXT. 2100 embers of the d General Fun the changes in he City Counc ment budget c mental cuts m nd correction of funding fro partment bud cess, the City nd the Ordina Police Depar were allocate Salaries of $26 m 11.25 month the Holiday ( ctions.   the Salaries & s.   e cuts were m  in the July 6  ts,” $492,000  tical position bated by the  investments a SOMERVI JOSEPH A M 3 HIGHLAND A 0 ● TTY: (866) E-MAIL: m e City Council nd Budget  n the amende cil on June 19 cuts and rein made by the C ns to the prop om departme dget cuts and y Council vote ary Maintena rtment has be ed as follows 66,634, result hs to 1 month $22,865) and & Wages Tem made to a num memo “FY21 of the fundin s and program COVID‐19 pu are detailed i ILLE, MA A. CURTA MAYOR AVENUE ● SOM 808-4851● FA mayor@some ed FY21 Gene 9. These chang vestment of f ity Council   posed budget ental cuts   d reinvestmen ed to reduce t nce budget b een attached  :   ting in decrea h.   d Shift Differe mporary ($30, mber of lines i 1 General Fun ng cut from th ms to addres ublic health an n the table b ASSACHU ATONE MERVILLE, MAS AX: (617) 625- ervillema.gov eral Fund bud ges fall into f funding   t   nt of funding the Police De by $92,000. As to this memo ased funding  ential ($45,95 000), Overtim in order to to nd budget upd he Police Dep s long‐standi nd economic  elow.  USETTS SSACHUSETTS 0 3434● www.s dget compare our categorie g   partment Per s a result of t o as Appendix for the six va 6) lines as a r me ($227,843 otal $92,000 in date: reinvest partment bud ng needs in o crises. The b 02143 omervillema.g ed to the prop es:   rsonal service hese reductio x A.   acant Patrol O result of the  3), and Court T n reductions. ting funding f dget has been our communit udgetary  gov posed  es  ons, a  Officer  Time   See  from  n  ty 

3    Department   Line   Description   Amount   OSPCD: OHS   511000   Case Manager/Special Initiatives Manager   $51,856   OSPCD: OHS   530000   Additional funding for the Flexible Housing  Stabilization Assistance Program   $45,790   OSPCD: Housing   511000   Inclusionary Housing Program Manager   $64,821   HHS   511000   Bilingual Social Worker, Bilingual Case  Worker, and Clinical Youth Specialist   $168,533   HHS: Shape Up Somerville   530000   Food Access Cab Vouchers and Farmers  Market SNAP matches   $57,000   SomerStat   530000   Comprehensive Social Service Case  Management Software   $40,000   Health Insurance   517003   Health insurance for new positions   $64,000      The July 6 memo recommends reinvesting the remaining $250,000 from the Police Department budget  cuts into the Racial & Social Justice Fund. The City Council recommended that the funding instead be  allocated to its Professional & Technical line in order to engage the community in discussions regarding  a civilian review commission. At the request of the Council, the Administration estimated that the  community engagement process described in Councilor Davis’s email will cost roughly $90,000. The City  Council also resolved that the FY21 General Fund budget should include anti‐bias training for the  Councilors. The Administration estimates this training will cost $30,000. Total estimated costs for the  City Council are therefore $120,000.    Category 2: Other departmental cuts made by the City Council      The City Council voted to approve five cuts to other department budgets, which total $261,624:   Department   Line   Description   Amount   DPW ‐ Highway   511000   Fleet Manager position    $(109,075)   DPW – Fleet Maintenance   548006   Motor Parts & Accessories    $(100,000)   DPW – Buildings & Grounds   521001   Electricity    $(50,000)   Health & Human Services   572000   Out of State Travel    $(1,350)   City Council   571001   In‐State Conferences    $(1,199)      Category 3: Adjustments and corrections to the proposed budget      Five adjustments have been made to the revised budget due to corrections or additional information  received since the initial budget submission on June 19.   1. The Council on Aging Salaries line 511000 has been reduced by $14,185 to correct the salary of a  part‐time position.   2. The Parks & Recreation Salaries & Wages Temporary line 512000 has been increased by $23,000  to correct projections based on the City’s updated living wage for FY21.   3. The Clerk of Committees Salaries line 511000 has been increased by $18,000 in order to fund  additional hours for clerks due to the shift to online Council and Committee meetings.   4. The Animal Control Salaries line 511000 has been reduced by $6,462 (six weeks) to account for a  recent vacancy in the department.    5. The Animal Control Professional & Technical Services line 530000 has been increased by $50,000  to provide funding for temporary contracted animal control services. The Animal Control  division currently has no Animal Control Officers (ACOs) on duty given the recent resignation of  one of the ACOs and the other ACO’s current leave of absence. The purpose of the contracted 

4 service is to provide coverage while there are no officers available to work; to provide  supplemental coverage and services when one officer returns to work but before a qualified  candidate for the vacant position is found; and to provide support to the animal control office,  even when fully staffed, if the two ACOs are unable to appropriately respond to all calls.      These corrections represent a net cost of $70,353.      Category 4: Reinvestment of funding from departmental cuts      After accounting for the cuts made by the Council and the adjustments and corrections to the original  budget proposal, the amended budget appropriation is $191,271 less than the original budget  appropriation. The Council made several resolutions to increase funding for specific purposes during the  budget process. The Administration included the investments that are in keeping with the priorities  identified during this budget process: investing in racial and social equity and responding to community  needs exacerbated by the COVID‐19 public health and economic crises.      Department   Line   Description   Amount   Personnel   511000   Increase funding for Talent Acquisition  Manager position to 46.2 weeks to support  hiring the five new staff members added to the  budget as a result of reinvesting funding cut  from the Police Department   $23,657   Arts Council   530000   Increase Professional & Technical Services to  FY20 funding level    $35,000   Arts Council   511000   Fund the Culinary Coordinator for the full year    $12,288   Communications   511000   Increase Nepali Community Engagement  Specialist from 10 hours/week to full time    $46,670   Health Insurance   517003   Health Insurance for full‐time Nepali  Community Engagement Specialist position   $19,200   Communications   511000   Create new 10 hour/week Spanish Community  Engagement Specialist    $15,478   Parks & Recreation   530000   Gender equity study    $25,000      These reinvestments sum to $177,293. The amended budget proposal of $246,457,214 is therefore  $13,978 less than the original ($246,471,192).        

5 Appendix A: Re‐submitted FY21 Police Budget by Object   Personal Services   Proposed   Revised   % Change   $ Change   511000   Salaries    11,624,836     11,358,202    ‐2.3%    (266,634)   511003   Crossing Grds    446,807     446,807    0.0%    ‐      512000   S/W Temp    50,000     20,000    ‐60.0%    (30,000)   513000   Overtime    1,114,697     886,854    ‐20.4%    (227,843)   513001   Training OT    200,000     200,000    0.0%    ‐      514004   Shift Diff    986,194     940,238    ‐4.7%    (45,956)   514006   Longevity    75,100     75,100    0.0%    ‐      514007   Court Time    156,702     100,000    ‐36.2%    (56,702)   514008   Out of Grade    12,190     12,190    0.0%    ‐      515004   Holidays    727,299     704,434    ‐3.1%    (22,865)   515006   Holidays NU    4,782     4,782    0.0%    ‐      515011   Holidays SMEA    1,229     1,229    0.0%    ‐      515012   Perfect Att.    ‐       ‐      0.0%    ‐      519002   Ed Incentive    4,500     4,500    0.0%    ‐      519004   Uniform Allow    2,100     2,100    0.0%    ‐      519006   Weapons Pay    76,200     76,200    0.0%    ‐      519007   5/2 Buyback    78,416     78,416    0.0%    ‐      519013   Oth Lump Sum    ‐       ‐      0.0%    ‐      519022   Hazardous Duty (fmr WMD)    63,500     63,500    0.0%    ‐      519023   Det. Attndnts    15,000     15,000    0.0%    ‐             15,639,552     14,989,552    ‐4.2%    (650,000)   Ordinary Maintenance   Proposed   Revised   % Change   $ Change   524007   R&M ‐ OFFICE EQUIPMENT    7,000     6,000    ‐14.3%    (1,000)   524017   R&M ‐ OTHER EQUIPMENT    8,000     6,500    ‐18.8%    (1,500)   524030   R&M ‐ RADIO ALARM    17,000     12,000    ‐29.4%    (5,000)   524033   R&M ‐ SOFTWARE    16,000     16,000    0.0%    ‐      527015   RENTALS EQUIPMENT    2,000     2,000    0.0%    ‐      527019   RENTAL‐WATER COOLER    3,000     3,000    0.0%    ‐      530000   PROF & TECHNCAL SVC    50,000     50,000    0.0%    ‐      530001   MEDICAL & DENTAL SERVICES    80,000     70,000    ‐12.5%    (10,000)   530025   IN SERVICE TRAINING OM    70,000     65,450    ‐6.5%    (4,550)   530028   SOFTWARE SERVICES    20,000     20,000    0.0%    ‐      534003   POSTAGE    6,000     5,000    ‐16.7%    (1,000)   534007   PSTN‐USAGE    25,000     24,000    ‐4.0%    (1,000)   534008   WEB SITE COSTS    500     500    0.0%    ‐      542000   OFFICE SUPPLIES    17,200     15,000    ‐12.8%    (2,200)   542001   PRINTING & STATIONERY    7,000     6,000    ‐14.3%    (1,000)   542004   COMPUTER SUPPLIES    8,000     6,500    ‐18.8%    (1,500)   542005   OFFICE EQUIP NOT CAPITALIZ    3,500     1,000    ‐71.4%    (2,500)   542006   OFFICE FURN NOT CAPITALIZ    4,000     1,000    ‐75.0%    (3,000)   542007   COMP EQUIPMNT NOT CAPITAL    1,500     1,500    0.0%    ‐      549000   FOOD SUPPLIES & REFRESHMT    3,000     2,000    ‐33.3%    (1,000)   558003   PUBLIC SAFETY SUPPLIES    170,000     120,000    ‐29.4%    (50,000)  

6 558004   MAGAZINES/SUBSCRIPTS/PUB    ‐       ‐      0.0%    ‐      558011   FLOWERS & FLAGS    ‐       ‐      0.0%    ‐      558012   BADGES,EMBLEMS,TROPHIES    4,000     1,000    ‐75.0%    (3,000)   558014   PHOTOGRAPHIC SUPPLIES    1,000     250    ‐75.0%    (750)   558015   SUPPLIES FOR MEN/WOMEN    25,000     25,000    0.0%    ‐      558016   COLORGUARD    3,500     3,500    0.0%    ‐      558017   TRAFFIC SUPV SUPPLIES    8,000     6,000    ‐25.0%    (2,000)   572000   OUT OF STATE TRAVEL    ‐       ‐      0.0%    ‐      572001   OUT OF STATE CONFERENCES    2,000     2,000    0.0%    ‐      573000   DUES AND MEMBERSHIPS    14,000     14,000    0.0%    ‐      573001   BAPERN MEMBERSHIP    4,300     4,300    0.0%    ‐      578013   CARE OF PRISONERS    5,000     4,000    ‐20.0%    (1,000)          585,500     493,500    ‐15.7%    (92,000)