Amended budget memo — File 23-1118

CITY OF SOMERVILLE, MASSACHUSETTS KATJANA BALLANTYNE MAYOR CITY HALL ● 93 HIGHLAND AVENUE ● SOMERVILLE, MASSACHUSETTS 02143 [phone removed], EXT. 2100 ● TTY: [phone removed]● FAX: (617) 625- 3434● www.somervillema.gov E-MAIL: budget@somervillema.gov To: Honorable Members of the City Council  From: Mike Mastrobuoni, Budget Director  Re: FY24 Amended General Fund Budget Adjustments  Date: June 22, 2023      This memo describes the changes in the amended FY24 General Fund budget compared to the  preliminary budget submitted to the City Council on June 1st. These changes fall into three  categories:  1. Corrections and/or adjustments to the budget  2. Cuts made on June 21st   3. Reinvestment of funding from cuts and corrections     Category 1: Corrections and adjustment to the proposed budget  The following adjustments and corrections are applied to the amended budget and were  presented at departmental budget hearings and at cut night on June 22nd:    Department  Budget Line  Description  Amount SOIA  511000   PT position budgeted FT  ($44,282) Parking  578001  Bid came in lower than expected  $(100,000) DPW – School  Custodians  511000  Correction to three misallocated positions  $(189,900) Constituent Services  511000  Missing Sr. Customer Service Rep   $54,122 IAM ‐CPPM  511000  Added WHCIS Project Manager  $91,008 Inspectional Services  511000  Correction – Added two missing positions  $165,000 Elections  Various  Update for no preliminary election  $(74,521) Finance – PCS  511000  Correction to salary pro‐ration  $6,659 Finance – PCS  530028  Correction to OM line   $(15,000) Libraries  511000  Corrections to multiple salary steps  $23,122 OSPCD OHS  511000  Corrections to salary pro‐ration  $(120,621) OSPCD Econ Dev  511000  Correction to salary pro‐ration  $8,124 Human Resources  511000  Correction to salary step  $(7,680) Net Change      $(203,969)

2  Category 2: Cuts made as part of the FY24 budget process  The City Council voted to approve one cut to the proposed budget:  Department  Line  Description  Amount Exec‐Admin  511000  Deputy CAO  $(81,670) Net Change      $(81,670)   Category 3: Reinvestment of funding from departmental cuts and corrections    After accounting for cuts voted by the City Council as well as adjustments based on corrections  and new information to the original budget proposal, the amended general fund budget is  $285,639 less than the original appropriation. On June 21st, the Council made several  resolutions to increase funding using available capacity under the levy limit. Mayor Ballantyne is  proposing the following investments in the amended proposal:    #  Department  Line  Description  Amount 1  OSPCD – Housing Stability   530000  Additional Professional and  Technical (P&T) Resources  $35,127 2  OSPCD – PPZ   511000  Additional Planner   (NU9 funded 10/1/23)  $60,888 3  Finance – Treasury  530000  Vendor Electronic Fund Transfer  (EFT) Verification Project  $100,000 4  Salary Contingency      $89,624   Net Change    $285,639   1. An increase to the Office of Housing Stability’s Professional and Technical resources to  provide legal services and other supports for residents experiencing housing instability.    2. An additional staff planner will enable PPZ to process permit applications more  efficiently, engage with the community in long range planning exercises, respond to  zoning amendment petitions from the public and property owners, and collaborate with  the City Council to advance land use policy in coordination with Intergovernmental  Affairs Director.    3. $100,000 for an Electronic Fund Transfer (EFT) Verification Project to modernize the  City’s payment systems. This project was discussed during Treasurer DuBuque’s budget  hearing and continued to move forward throughout June and is now ready to move  forward. This funding will support efforts within Treasury and Accounts Payable to  transition vendors from paper checks to electronic payments. transition vendors from  paper checks to electronic payments.    

3  4. The increased appropriation in Salary Contingency will be used as an opportunity to  fund a position focused on wage theft and related challenges. Due to the short  turnaround time, work remains to be done to develop a job description, grade, and  location for this position. An appropriation from Salary Contingency will be submitted to  the City Council when ready.    We thank the Council for their continued support and advocacy around public safety  approaches that meet the needs of our community. We have every intention of returning to the  Council with a supplemental request to implement the recommendations of the Public Safety  for All Task Force, which we expect will encompass many of the areas the Council, the  community, and the Administration seek to address.    The proposed reinvestments total the net adjustments due to corrections and cuts. The  amended FY24 budget proposal of $337,331,956 (Municipal Appropriations totaling  $319,923,766) is unchanged from the original submission at the bottom line.    Finally, in recognition of the City Council’s resolution to appropriate any remaining free cash to  the Affordable Housing Trust Fund, an appropriation has been submitted in the amount of  $82,715.