Final Fall Report FY24 — File 24-0052

November 1, 2023    1  Somerville Community Preservation Act Program  FY24 Fall Report     Available Funds  The funds available for FY24 are based on the estimated revenue from the local CPA property tax  surcharge and the projected state match of the prior year’s local revenue, which is typically received in  the late fall. Estimated funds were appropriated in June, and placed into the program area reserve  accounts following the funding distribution determined by the Community Preservation Committee.  Table 1:  FY24 CPA Revenue As Appropriated      CPP Share of FY24 Budgeted  Revenue  Debt Service  Total Available  Open Space/Rec Reserve  20%  $656,743 $‐    $656,743 Historic Resources Reserve  15%  $492,557 $(130,144) $362,413 Community Housing Reserve  50%  $1,641,857 $(311,500) $1,330,357 Budgeted Reserve  10%  $328,370 $‐    $328,370 Admin  5%  $164,186 $ ‐    Total    $3,283,713  $(441,644)  $2,677,883    Undesignated Fund Balance  CPA funds that have not been appropriated to the above categories are held in the Undesignated Fund  Balance, where they are carried forward if not appropriated and spent. Revenue estimates used in  budgeting are typically conservative, so that the actual revenue received over the fiscal year is greater  than the estimated revenue that was appropriated in the spring. This unappropriated revenue remains  in the Undesignated Fund Balance. Unused Administrative Funds and Budgeted Reserve funds are also  returned each year to the  Undesignated Fund Balance.  Table 2 shows the funds that were  added to the Undesignated Fund  Balance in FY23. Additional FY23  Income includes surplus assessment  revenue and other miscellaneous  local revenues totaling $97,282.  However, an overestimate of the  state match in the FY23 budget  brought the net unappropriated  revenue to $60,997. Revenues that  are not appropriated before  Table 2:  FY23 Additions to Undesignated Fund Balance  Funding Source  Amount      Assessment revenue difference  $52,178       Tax title redeemed (liens)  $4,840       Tax title interest  $1,478       CPA interest  $6,262       Investment income   (CPA)  $32,524       (Overestimated) State Match  ($36,285)  Unappropriated FY23 Revenue  $60,997   Unspent FY23 Administrative Funds  $90,213  Unspent Budgeted Reserve Funds  $0  Total Added to Undesignated Fund Balance FY23  $151,210 

November 1, 2023    2  Open Space/Rec  Reserve $656,743  Historic  Reserve $362,413  Adjusted Community  Housing Reserve $1,405,962  Budgeted  Reserve $328,370  Figure 1:  FY24 Current Year Program Funds Available December 1 remain in the Undesignated Fund Balance and cannot be used until they are certified the  following fiscal year.  The Budgeted Reserve funds were entirely spent on projects in the FY23 funding round. However,  $90,213 in unspent Administrative funds were returned to the Undesignated Fund Balance.  The Undesignated Fund Balance may be carried over from year to year or spent on eligible projects in  any of the three program areas.  Table 3 shows projects that were funded in FY23 by drawing from the  Undesignated Funds Balance, which had a total of $1,748,605 at the start of FY23.  Table 3:  FY23 Expenditures from Undesignated Fund Balance  Project  Undesignated  Fund Grant  SHA4CD / Grace Baptist Church (portion of $425,000 total grant)  $230,000  Somerville Museum – Collection Storage Renovation (Off‐cycle added to FY22 grant)  $100,000  Vida Real / 404 Broadway – Bell Tower Restoration (Off‐cycle added to FY21 grant)  $80,000  Cascap / 181 Broadway – Exterior Renovations (Off‐cycle added to FY21 grant)  $60,155  Total Undesignated Fund Expenditure in FY23  $470,155    Adjusted Housing Appropriation  As long as a minimum of 10% of each year’s revenue is spent in each program area, the CPC has  discretion to use funds carried over in the Undesignated Fund Balance in any program area on an as‐ needed basis. Since the CPC has delegated to the Somerville Affordable Housing Trust the  management of funds for Community Housing, the transfer of funds from the Undesignated Fund  Balance to match the annual Community Housing distribution of unappropriated funds from the prior  fiscal year will maintain the intended share of distribution to Housing.   Table 4: Affordable Housing Trust Adjusted Appropriation     Amount  Additional  FY23 UFB  Recommended  Adjustment  FY24 initial Housing reserve  $1,641,857          Transfer from Undesignated to Housing Reserve  $75,605   $151,210   50%      Debt service  ($311,500)      Recommended Housing Trust Appropriation  $1,405,962            With the adjustment for Community Housing, Figure 1 represents the total current year program funds  available in FY24.      Total:  $2,753,488

November 1, 2023    3  Funds Carried Over from Prior Years  In addition to the current year revenues, Somerville’s CPA program has funds carried over from  previous years, both in the program area reserves and in the Undesignated Fund Balance. At the CPC’s  discretion, some of the carried‐over funds may be made available for current year funding round  projects, off‐cycle applications, or may continue to be carried over for future use. (Carried‐over funds  cannot be used for Administration.) Maintaining a balance in the Undesignated Fund has allowed the  CPC flexibility to manage cash flow and to accommodate unforeseen circumstances.   Program area funds are carried over in the program area reserve if they are not committed in the fiscal  year in which they were budgeted. Funds are also returned to the program area from which they were  originally appropriated after a project closes out under budget or is cancelled. Funds that are returned  to program area reserves are immediately available to recommend for other projects.  The Undesignated Fund Balance is the remainder of CPA funds that are not in the five “buckets” that  are appropriated in the CPA budget. Money may also be added to the Undesignated Fund Balance in  the following ways: 1) as mentioned above, any additional revenues that have not been appropriated  into the program area reserves remain in the Undesignated Fund Balance; and 2) unspent  Administrative funds and Budgeted Reserve funds are transferred to the Undesignated Fund Balance at  the end of each fiscal year.  Table 5 shows the funds that have been carried over from prior years. One project, Art Farm, was  previously recommended by the CPC in FY19 and again in FY23 has yet to be approved by City Council,  as the construction of a new park is tied to a larger infrastructure project which was delayed to conduct  additional planning and coordination. The funds to cover this appropriation must continue to be held in  reserve assuming that City Council will eventually approve  the recommended CPA grant. The CPC also recommended  funding for restoration of the Adams Magoun House in  FY23, which has not yet been submitted to City Council as  we are working on developing legal documentation to  inform the decision.  Table 6:  Funds Carried Over from Prior Years    Undesignated  Fund Balance  Open Space/  Recreation  Reserve  Historic  Preservation  Reserve  Funds carried over into FY24   $1,446,146   $491,870    $31,000   Funds recently returned after project closeouts    $2,165    $150,000   Committed to Art Farm   $(174,776) $(367,899)    Committed to Adams‐Magoun House  $(150,000)     FY24 Housing Adjustment  $(75,605)     Available Undesignated Funds   $1,045,765   $126,136    $181,000     Table 5:  Art Farm Recommendation  OS/R Reserve  $367,899  Undesignated  $174,776  To be Bonded  $457,325  Total  $1,000,000 

November 1, 2023    4  Project Updates  The following projects funded in previous grants are currently in progress:  Site  Funding  Year  Status  Somerville Museum  FY22  Construction nearly completion  Somerville Museum  FY23  Paintings in progress; Bullfinch staircase  was delayed by vendor, anticipated to start  summer 2024; Funds have been exhausted  for collection care, which will likely be  paused to wait for additional funding.  Somerville Hispanic Association for  Community Development  FY 21, 22,  23  Working with vendors, preparing to initiate  work from the three grants combined   Elizabeth Peabody House  FY22  Structural design is nearly completed  Elizabeth Peabody House  FY23  Preparing to retain contractor  Mudflat Studio  FY23  Engineering study completed  Broadway House  FY21  Construction nearing completion  Broadway Winter Hill Congregational  Church Bell Tower  FY21  Will resume construction in spring 2024  Blessing of the Bay Meadow  FY18  Nearly complete – monitoring plantings  Blessing of the Bay Linear Park Design  FY23  Starting design  Henry Hansen Park  FY17, 23, 24  Going out to bid for construction  Glen Street Park Community Garden  FY22  Under construction (?)  Dilboy Auxiliary Fields Design  FY18  Design nearly completed  Brown & Healey School Yards  Construction  FY24  Punch list items to be completed in spring  217 Somerville Ave  FY20, 21  Design in progress  Somerville Junction Park  FY22  Under construction  Kennedy Schoolyard   FY19  Anticipated to start with FY24 grant    In addition, CPA funds have been reserved for future use for projects or purposes which have not yet  been implemented:  Purpose / Amount Held  Funding  Year  Status  Richardson Street Open Space Acquisition /  $210,000  FY18  Evaluating whether to proceed or cancel the  project  Open Space Land Acquisition Fund /  $500,000  FY20,  21, 22  Awaiting opportunity   Land Acquisition Study Fund / $40,000  FY17  Can support due diligence for OS  Acquisition opportunities  Art Farm / $542,675  FY19  Awaiting City Council approval    The following projects have been completed, cancelled, or closed out within the past year. Some of the  projects were completed under budget, in which case the CPA funds are returned to the reserve from  which they were originally awarded. In some cases the return of funds has yet to be processed. 

November 1, 2023    5  Purpose   Funding Year  Funds Returned  Central Hill Playground  FY20, 21  TBD  Healey Schoolyard design and tot lot  FY17, 21  $2,165 / TBD  WSNS and Brown Schoolyard Design  FY18  TBD  Morse Kelley Pollinator Garden  FY17  $1,424  LHD Property Owner Small Grant Program  FY18  $150,000  Mission Church, Highland Ave  FY16  $1,312    A full list and status report of the projects funded in all of the previous CPA grants is provided in  Appendix 1.  Off‐Cycle Applications  Somerville’s Community Preservation Committee occasionally receives applications for funds outside  of the regular application cycle, when there is some emergency or extraordinary request which cannot  wait until the regular application cycle is completed. Since the start of 2024, five off‐cycle applications  have been funded out of the FY24 program area reserves. Some of the grants were to expand the  budgets of projects that the CPC previously supported due to unforeseen change‐orders or escalating  construction costs. These include two requests from the Somerville Museum totaling $165,531 to  expand the budget for the FY22 CPA grant to renovate the basement collection storage space, and a  grant of $411,776 to expand the budget of Henry Hanson Park before it is put out to bid. A grant of  $97,000 for Brown School construction expanded the budget for a project that was otherwise paid for  via other sources. Finally, the CPC made an early recommendation to grant $113,440 to Just‐A‐Start for  restoration of a historic window as part of an affordable housing development so that the CPA funding  commitment could be included in an application to another funding source. Before making these  recommendations out of the current funding year, the CPC reviewed the total estimated funding  requests and the revenue budgeted for FY24.  Potential Off‐cycle Applications in FY23  As has happened in prior years, a likely source for off‐cycle applications is ongoing CPA‐funded  construction projects which encounter inflation or unanticipated change‐orders. Construction projects  ought to have included contingencies to account for inflation and unforeseen problems, however, an  unprecedented rate of cost increases for construction have resulted in many projects going substantially  over budget. Grantees are encouraged to seek additional sources of funding, but CPA may yet be the  most accessible option to enable projects to be completed. (Projects that primarily entail planning are  more likely to be able to be completed within the fixed budget that was originally granted.)   Ongoing construction projects for which cost over‐runs could generate the need for additional  funding:     Junction Park – Construction is underway using grants totaling $500,000 from FY22 and 23,  combined with CDBG and ARPA.    Elizabeth Peabody House – Construction is anticipated to start using the FY23 grant of  $300,000 to restore the windows and other exterior features.   Glen Street Community Garden – Construction is underway using the grant of $210,000 from  FY22 combined with CDBG. 

November 1, 2023    6  The following ongoing construction projects are less likely to generate off‐cycle applications.   Grace Baptist Church – Construction is in progress under two grants from FY 21, FY22, and  FY23 for a total of $968,611, which cover many different project segments.    Henry Hansen Park is going out to bid with CPA grants for construction from FY23 and FY24  totaling $761,776, combined with a PARC grant.   Vida Real/Winter Hill Congregational Church – Construction to resume with same contractor  who provided a revised budget of $170,000 awarded in FY21 and 23 combined.   

CPA Project Status ‐ December 4, 2023 Project Location Project Name Category Year CPA Funds Status Project comments 93 Highland Ave City Hall Renovation Historic Preservation FY15 200,000 $          Complete Funds were repurposed for design of complex. 42 Cross St City of Somerville Archives Historic Preservation Mult. 126,750 $           Complete FY 15 Archives +FY18 Elections Records 439 Somerville Ave Milk Row Cemetery Historic Preservation Mult. 81,468 $             Complete FY15+FY16 68 Munroe St Prospect Hill Tower  Renovation Historic Preservation Mult. 1,313,292 $       Complete FY15 Historic preservation + FY15 OS Design+FY18 OS  Construction 1 Westwood Road Somerville Museum Historic Preservation Mult. 1,858,104 $       Construction nearly  complete; collection  care in process FY15+FY16+FY19+FY20+FY21+FY22+FY22+FY23. Elevator  and basement renovation completed. All grants closed out  except FY22 (+2 additions) and FY23. 485 Mystic Valley ParkwayMystic Waterworks Windows Historic Preservation FY15 243,000 $          Complete PR is in process 201 Central Street Temple B'nai Brith Historic Preservation FY15 450,945 $          Complete Have not cooperated with signing PR and are concerned  about public access or publicity due to safety. 40 College Ave West Branch Library  Rehabilitation Historic Preservation FY16 2,500,000 $      Complete Permanent sign not yet installed. Not specified LHD Property Owner Fund Historic Preservation FY16 ‐ $                    Cancelled 83 Belmont St Stained Glass Window  Restoration Historic Preservation FY17 4,510 $                Complete Still working on PR ‐ waiting for banks to sign. 79 Highland Ave Central Library Artifacts Historic Preservation Mult. 16,544 $             Complete FY17 Mold Remediation + FY19 WPA Bas‐Relief + FY21 WPA  Bas‐Relief 59 Cross St Somerville Hispanic  Association ‐ Grace Baptist  Church Historic Preservation Mult. 2,013,574 $       Complete / Ongoing FY17+FY19+FY21+FY22 ‐ roof, windows, masonry, and  accessibility; First two grants closed out. FY21, FY22, and  FY23 grants scheduled for construction in 2024. 277 Broadway Elizabeth Peabody House Historic Preservation Mult. 459,994 $          Complete / Ongoing  FY18+FY19+FY20+FY22; Earlier phases complete; FY22  project is near completion. FY23 project going out to bid. 130 Highland Ave Mission Church Historic Preservation FY19 111,808 $           Complete Grantee not cooperative with signing PR, closeout payment  returned to reserve. 181 Broadway Broadway House Historic Preservation FY21 185,155 $           In process Project nearing completion 404 Broadway Broadway Winter Hill  Congregational Church Bell  Tower Historic Preservation FY21 170,000 $           In process Nearly completed; some work to be redone in 2024 81 Broadway Mudflat Studio Historic Preservation FY23 15,000 $             Completed Waiting to submit invoice for reimbursement 24 Webster Street Just A Start Window  Restoration Historic Preservation FY24 113,440 $           Awaiting GA Waiting for Grant Agreement to be signed Funds Spent/Committed to Historic Preservation Projects 8,985,717 $        22 Vinal Ave Somerville Community  Growing Center Open Space/Recreation Mult. 434,911 $           Complete Not specified Healey to Mystic Open Space/Recreation FY15 45,000 $             Complete Not specified School Garden Classrooms Open Space/Recreation FY15 45,373 $              Complete Cedar to Grove Streets Community Path Repaving Open Space/Recreation FY16 140,000 $          Complete Page 1 of 3

CPA Project Status ‐ December 4, 2023 Project Location Project Name Category Year CPA Funds Status Project comments 30 Allen St Allen St. Park Renovation  Design Open Space/Recreation FY16 20,000 $             Complete 115 Central St  Hoyt Sullivan Playground  Renovation  Open Space/Recreation  FY16  400,000 $          Complete 198 South St South Street Farm Open Space/Recreation FY16 54,144 $             Complete Not specified Community Path  Open Space/Recreation Mult. ‐ $                    Cancelled FY16 Design/Invasives + FY17 Survey ‐ Funds returned Summer St & Craigie St Community Pollinator Garden Open Space/Recreation FY17 11,576 $              Complete 5 Meacham St Healey School Yard Design and  Tot Lot Construction Open Space/Recreation Mult. 453,413 $           Complete FY17 Schoolyard Design + FY21 Tot Lot Construction  complete under budget ‐ some funds likely to be returned 115 Sycamore St Winter Hill School Yard Open Space/Recreation FY17 500,000 $          Complete 32 Shore Dr Blessing of the Bay Open Space/Recreation Mult. 447,202 $           Phase 1 design  complete; meadow  in progress; path  design starting FY17 Design+FY18 Meadow installation; Contract extended  through June 2025. Plantings finished, one more season of  monitoring. Design starting for path. 70 Partridge Ave Henry Hansen Park Open Space/Recreation Mult. 806,376 $           In progress FY17 Design + FY23 Construction; Design nearly completed,  then going out to bid Not specified Land Acquisition Fund Study Open Space/Recreation FY17 40,000 $             ? Need to review how this will be used, and whether MOA to  see if it needs to be amended for future use 5 Palmer Glen Park Community Garden Open Space/Recreation Mult. 716,200 $           Acquisition and CR  completed; Garden  in progress FY18 land acquisition+FY19 CR+FY22 Community Garden  Expansion; garden breaking ground 35 Richardson Open Space Land Acquisition Open Space/Recreation FY18 210,000 $           TBD Anticipate final request for modification to be reviewed by  PSUF to make recommendation to CPC 110 Alewife Brook Parkwa Dilboy Auxiliary Fields Design  Open Space/Recreation  FY18  90,000 $              In progress  Need to finish design before it can go to construction 177 Powderhouse Blvd Brown School and West  Somerville Design Open Space/Recreation FY18 140,000 $          In Progress Design complete. 5 Cherry St Kennedy Schoolyard Open Space/Recreation FY19 65,000 $             Stalled Anticipate start in 2024 pending new grant ArtFarm Open Space/Recreation FY19 ‐ $                    Stalled CPC recommended this project, however this has not been  voted on by CC. May want to consider rescinding this  recommendation and asking the City to reapply when they  have a more defined project. As it is, CPC needs to keep  these funds available as long as the recommendation is in  limbo. 79 Highland Ave Central Hill Playground Open Space/Recreation FY20 506,080 $          Complete 1060 Broadway Lou Ann David Park Open Space/Recreation FY20 122,000 $           Complete Not specified OS Acquisition Fund Open Space/Recreation Mult. 500,000 $          N/A FY20+FY21+FY22 Page 2 of 3

CPA Project Status ‐ December 4, 2023 Project Location Project Name Category Year CPA Funds Status Project comments 2 Woodbine Street Somerville Junction Park Open Space/Recreation Mult. 500,000 $          In progress FY22 Design + FY23 Construction; FY22 funds repurposed for  construction. Design complete; construction in progress 217 Somerville Ave 217 Somerville Ave Design Open Space/Recreation FY23 100,000 $           Design in progress 201 Willow Ave Brown School Construction Open Space/Recreation FY24 97,000 $             Nearly complete Pending final punchlist items in spring 2024 Funds Spent/Committed to Open Space/Recreation Projects 7,322,142 $       Page 3 of 3