Final Report for Schools — File 194146

        Compensation Study of  Selected Non‐Union Positions  for the School Department of  The City of Somerville, MA           EDWARD J. COLLINS, JR. CENTER FOR PUBLIC MANAGEMENT      September 2012   

  Somerville Public Schools Report  Page 1  INTRODUCTION    The  City  of  Somerville  (City)  contracted  with  the  Collins  Center  for  Public  Management  (Collins  Center) to conduct a Compensation Study of 23 non‐union School Department positions.     SALARY SURVEY    A salary survey was conducted to determine the ranges within which other, similar cities and towns  compensate their employees.  The criteria considered in recommending comparable municipalities  included geographical proximity to Somerville, similarity of population size, and similarity in terms of  the overall engagement of the municipality.  After discussion, the following nine municipalities were  used as the comparables for the survey.      Arlington  Lowell  Newton  Brookline  Malden  Quincy  Cambridge  Melrose  Waltham    The municipalities of Arlington, Cambridge Melrose, Newton and Waltham responded to the survey.   While it would be desirable to have additional survey data, the data received are from a variety of  municipalities and are sufficient for comparison purposes.  Data were collected for limited positions  for Brookline and Malden using the results of a benchmark survey conducted by the Massachusetts  Association of School Committees.  The Collins Center is confident that any additional survey data  received would not significantly change the survey averages.    The  23  positions  surveyed  were  selected  by  the  School  Department  to  be  benchmarks,  or  a  representation of the non‐union positions.  In addition to requesting minimum, maximum, and actual  salaries, respondents were asked to share information about the position that may be different than  the Somerville title.  Duties vary within the same title.  For example, the Somerville title of Account  Supervisor has the title of Budget Analyst in another school department and Somerville’s Director of  Operations is similar to Business Administrator in other school departments.  The survey results are  contained in Attachment A.  

  Somerville Public Schools Report  Page 2    The survey results indicate that in general Somerville salaries are lower than those of the comparable  school  departments.    Because  many  Somerville  positions  are  unique  to  Somerville,  some  of  the  survey data should not be used as a direct comparison.  For instance, the Lead Technology Specialist,  Coordinator of Parent Information, Coordinator of Grant Writing & Information, Director of Finance,  and Director of Operations positions are not directly comparable to the reported data.  While the  titles may be similar, the functions, scope, and scale of the positions are different.      If the salaries for the non‐comparable positions are not considered, the average difference in salary  between the Somerville salaries and the survey average salaries is 8%.      It is important to remember that each municipality is different, and the internal comparability within  a municipality’s culture is just as important as external comparability when considering classification.      REVIEW OF SALARY INCREASES FOR OTHER GROUPS     The Director of Operations shared a summary sheet of the salary increases granted to various school  groups over the past years.  (Attachment B)  The following is a brief summary of the increases as  described in Attachment B.       FY09  7/1/2008 FY10  7/1/2009  FY11  7/1/2010  FY12  7/1/2011  FY13  7/1/2012 Total  Increase  FY09‐11  Nonunion  *  3%  0  0  0    3.0%  SAA  3%  0  0  0    3.0%  STA Paraprofessionals  3%  3%  1.5%  2.5%  2%  7.5%  Community Schools, UAW  3%  3%  3%      9.0%  SCALE PA's, UAW  3%  3%  3%      9.0%  SCALE Employee's Union  (STA, SEU)  3%  3%  3%      9.0%  Somerville Teachers  Association (STA)  3%  3%  3%  2.5%    9.0%  AFSCME, Clerical  3%  0  3%  3%    6.0%  AFSCME, Cafeteria  3%  0  3%  3%    6.0% 

  Somerville Public Schools Report  Page 3  The last salary increase granted to non‐union employees was July 1, 2008.  The above chart compares  the increases granted over a 5‐year period of time.  All union groups settled contracts through fiscal  year 2010.  The average increase granted was 7.3% over the 3 year period for FY2009 – FY2011.      Additionally, non‐union employees were subjected to furloughs in two consecutive fiscal years. While  the rate of pay was not decreased, annual income was reduced by almost 2% in each year.  Other  groups  made  concessions  as  well,  but  received  increases  and  other  wage  enhancements  such  as  modified  pay  scales.    Only  one  group  has  received  the  same  total  increase  as  the  non‐union  employees.  However, that unionized group is currently in negotiations.      DISCUSSION & RECOMMENDATION    When considering how to approach salary increases for non‐union personnel, information from the  survey and the internal history is taken into consideration.  As noted above, the average difference in  salary  is  8%  as  compared  to  external  comparables  and  is  7.3%  for  a  similar  period  for  internal  comparables.    Since  a  comprehensive  classification  study  was  not  done  for  all  non‐union  personnel,  it  is  recommended that an across the board salary increase be granted to provide for some “catch up” for  non‐union personnel, effective July 1, 2012.      Based on the survey data received and comparison to internal groups, the following increases are  recommended for non‐union personnel.      IF EMPLOYED ON W/OUT  BREAK IN SERVICE  INCREASE GRANTED  EFFECTIVE JULY 1, 2012  July 1, 2009  10%  July 1, 2010  8%  July 1, 2011  5%  July 1, 2012  2%     

  Somerville Public Schools Report  Page 4  SPECIFIC POSITIONS    In reviewing the survey results, internal comparables, and the organization of the School Department,  it became clear that the Human Resources & Diversity Administrator position and a few technology  positions require additional adjustment beyond the above mentioned recommendation.  Further in‐ depth  analysis  of  the  duties  performed  by  the  incumbents  should  be  conducted,  and  then  those  duties  should  be  compared  to  duties  performed  in  similar  positions  so  that  an  equitable  and  appropriate adjustment can be made.      Additionally, with respect to the Principals, the issue of pay compression needs to be addressed.  The  union position of Assistant Principals has created a situation of subordinate pay catching up with, and  in some cases, surpassing those of the managers.  An adjustment to the Principal position may be  necessary in light of the market survey and the internal organizational structure.    While the recommended adjustments may help in the short term, it will be important for the School  Department to create a comprehensive pay and classification plan for its non union personnel, which  should include uniform position descriptions in compliance with the American’s with Disabilities Act  as well as a system that creates equity internally and externally.      CONCLUSION    The  Collins  Center  would  like  to  thank  Joseph  Tringale,  Director  of  Operations,  and  Melissa  DeResendes, Human Resources & Diversity Administrator, for all of their assistance. 

ATTACHMENT A SCHOOL DEPARTMENT SURVEY RESULTS TITLE Somerville Arlington Brookline* Cambridge Malden* Melrose Newton Waltham Average Somerville‐ Average 1 Account Supervisor $57,597 $81,823 2 Administrative Assistant to  Assistant  Superintendent Curriculum & Instruction $49,500 $52,347 $61,110 $38,432 $57,272 $58,752 $57,370 ‐$7,870 ‐16% 3 Administrative Assistant, Human Resources $45,000 $52,347 $61,110 $45,000 $56,881 $53,835 ‐$8,835 ‐20% Duties vary with  survey respondents 4 Assistant Food Services Director $57,000 $72,886 5 Assistant Manager of Pool Facilities $39,760 6 Assistant Superintendent fo Schools,  Curriculum & Instruction $121,540 $127,000 $165,561 $110,000 $139,250 $128,750 $134,112 ‐$12,572 ‐10% 7 Coordinator, Grant Writing & Information $65,000 $81,389 $94,150 $106,814 $94,118 ‐$29,118 ‐45% Duties vary with  survey respondents 8 Coordinator, Parent Information Center $69,873 $87,747 $30,000 $51,815 $42,390 $27,483 39% Duties vary with  survey respondents 9 Director of Finance $108,266 $110,333 $147,098 $139,085 $110,000 $89,743 $121,297 $119,593 ‐$11,327 ‐10% 10 Director of Operations $98,346 $159,659 $73,000 $125,852 $115,054 $118,391 ‐$20,045 ‐20% Duties vary with  survey respondents 11 Director of Somerville Family & Community   Connections $60,766 12 Director, Food Services $86,900 $76,500 $76,108 $92,798 $81,802 $5,098 6% 13 Director, Special Education $108,150 $128,000 $136,330 $104,000 $135,930 $126,000 $126,052 ‐$17,902 ‐17% 14 District Administrator, ELE Programs &  Community Partnerships $97,937 $76,500 15 Elementary School Principals $98,695 $107,000 $132,251 $120,518 $118,071 $91,000 $118,667 $114,584 ‐$15,889 ‐16% 16 Executive Secretary to the Superintendent of  Schools $63,750 $55,483 $77,758 $60,836 $79,110 $55,200 $82,652 $72,284 $69,046 ‐$5,296 ‐8% 17 Headmaster $115,000 $118,267 $144,099 $115,542 $123,000 $125,227 ‐$10,227 ‐9% 18 Human Resources & Diversity Administrator $58,000 $87,644 $136,330 $120,390 $100,000 $111,091 ‐$53,091 ‐92% Duties vary with  survey respondents 19 Lead Technology Specialist $49,000 $67,500 $124,617 $47,316 $97,974 $84,352 ‐$35,352 ‐72% Duties vary with  survey respondents 20 Manager of Pool Facilities $58,610 21 Network Administrator $61,800 $71,552 $60,117 $92,344 $65,069 $72,271 ‐$10,471 ‐17% 22 Superintendent of Schools $178,820 $167,260 $207,000 $242,000 $160,000 $160,000 $239,030 $157,080 $190,339 ‐$11,519 ‐6% 23 Supervisor of Attendance 1 $36,000 $37,612 $25,000 $31,306 $4,694 13% 24 Supervisor of Attendance 2 $65,372 25 Systems & Database Administrator $82,400 $75,000 $96,863 $57,000 $87,648 $60,194 $75,341 $7,059 9% 26 Technology Specialist/Trainer $43,607 $45,000 $38,881 $41,000 $41,627 $1,980 5% 27 School Committee Chairman $10,507 zero $109,555 $7,000 $4,875 28 School Committee Member $10,507 zero $36,193 $7,000 $4,875 $10,256 *  Survey data from Massachusetts Association of School Committees Appendix Page 1

ATTACHMENT B SCHOOL DEPARTMENT CONTRACT / WAGE / HEALTH INSURANCE SUMMARY Employee Group  Date of  Last Raise Contract  Expires FY 2009  % Inc. FY 2010  % Inc. FY 2011  % Inc. FY 2012  % Inc. FY 2013  % Inc. FY 2010 / FY 2011 Wage  Concessions Pre‐GIC  Insurance % Health Insurance  Comments Nonunion  7/1/2008 NA 3% ‐1.92% ‐1.92% 0% FY '10 and FY '11:  wages  reduced / furloughed 1.92%  in both years 25% 15% effective 7/1/2007;  20% effective 7/1/2008;  25% effective 7/1/2010 SAA 7/1/2012 6/30/2013 3% 0% 0% 0% FY 2010:  Agreed to wage  freeze 15% 15% effective 5/1/2009 STA Paraprofessionals 9/1/2009 8/31/2013 3% 3% 1.50% 2.50% 2% None 15% 15% effective 5/1/2009 Community Schools, UAW 7/1/2010 6/30/2011 3% 3% 3% FY '10:  Renegotiated wages ‐  gave up 5.25 hours of wages 15% 15% effective 5/1/2009 SCALE PA's, UAW 7/1/2011 6/30/2014 3% 3% 3% FY '10:  Renegotiated wages:  gave up 3 days of wages  15% 15% effective 5/1/2009 SCALE Employee's Union  (STA, SEU) 9/1/2010 8/31/2011 3% * 3% * 3% None 20% 20% effective 9/1/2010 Somerville Teachers  Association (STA) 9/1/2010 8/31/2012 ** 3% ‐  7% ** 3% ‐  6% ** 3% ‐  6% 2.50% None 15% 15% effective 5/1/2009 AFSCME, Clerical 1/1/2011 6/30/2012 3% 0% 3% *** 3% FY '10:  Renegotiated: 0%  increase; no steps or  longevity pay increases 15% 15% effective 5/1/2009 AFSCME, Cafeteria 9/1/2011 8/31/2012 3% 0% 3% *** 3% FY '10:  Renegotiated: 0%  increase; no steps or  longevity pay increases 15% 15% effective 5/1/2009 *  Also added additional step for PT positions. ** New salary schedule *** Also added additional step Note:  All employees went  to 15% GIC effective  1/1/2012. Appendix Page 2